בצל ההיערכות לקראת הילולת פועל הישועות מעגור, הרה”צ רבי יצחק גברא זיע”א, שתמשוך אליה עשרות אלפי משתתפים מבית שמש מהארץ כולה, התקיימה פגישת תיאום והיערכות מקיפה.
בפגישה נטלו חלק נציגי המשטרה, ההנדסה וכוח האדם, לצד נכדיו של הצדיק לבית משפחת גברא. כמו כן, השתתפו חבר מועצת העיר בית שמש, הרב שמואל חזן, וחבר מועצת העיר מודיעין עילית, הרב משה יפת.
